Vous souhaitez optimiser la gestion de votre flotte auto grâce à une car policy ? Voici tout ce que vous devez connaître sur ce document !
Tout savoir sur la Car policy
Optimiser la gestion de leurs flottes automobiles : c’est l’un des principaux objectifs des entreprises qui disposent d’un parc auto. Pour atteindre ce but, elles recourent à plusieurs techniques, emploient plusieurs méthodes parmi lesquelles figure l’élaboration d’une car policy. De quoi s’agit-il concrètement ? Quel est cet outil qui facilite la gestion de flottes des entreprises ? Quels sont les éléments à prendre en compte pour concevoir une bonne car policy ? Découvrez les réponses à toutes ces interrogations dans la suite de cet article.
La car policy : de quoi s’agit-il ?
Car policy est un terme anglais et désigne la politique automobile ou la charte automobile conçue et adoptée par une entreprise. Plus précisément, il s’agit d’un document rédigé par une entreprise à l’endroit de ses collaborateurs et qui sert à édifier ces derniers sur de nombreux points tous en rapport avec la gestion du parc automobile.
L’adoption d’une car policy vise deux principaux objectifs. D’une part, les entreprises élaborent ce document et le soumettent à leurs employés dans le but de maîtriser et de réduire progressivement les dépenses liées à leurs parcs automobiles. D’autre part, la conception d’une car policy se fait dans l’optique de répondre aux besoins et aux attentes des employés.
Plus qu’un simple document, il s’agit donc d’un véritable outil de développement pour les entreprises. La car policy aide celles-ci à instaurer des règles et à susciter l’adoption de certaines bonnes pratiques chez leurs salariés en vue du bon fonctionnement de leurs parcs automobiles.
Quelles sont les composantes de la car policy ?
La car policy d’une entreprise contient de nombreux éléments. Il s’agit essentiellement de règles, de bonnes pratiques de conduite et de plusieurs autres informations liées au parc automobile de la société. Voici tous les éléments que vous retrouverez dans la car policy d’une entreprise.
Les différentes règles d’attribution des véhicules de la flotte
Plusieurs profils d’employés travaillent de concert dans une entreprise pour la bonne marche des activités de la structure ainsi que pour le développement de cette dernière. En fonction de leurs profils, les besoins et les attentes de ces employés peuvent varier.
Les commerciaux, plus itinérants auront besoin de voitures de fonction avec de bonnes autonomies qui leur permettront de mener à bien leurs missions. Les employés sédentaires appelés à moins se déplacer pencheront plutôt pour des voitures économes.
Si une entreprise réussit à opérer la répartition, elle dispose donc certainement d’une car policy. En réalité, toutes les règles d’’attribution des véhicules d’une entreprise figurent dans ce document. Les employés sont donc éclairés sur les choix qu’ils peuvent effectuer en fonction de critères bien spécifiés.
Les obligations et les droits des employés et des dirigeants
Gérer un parc automobile relève du parcours du combattant, surtout quand les règles et les principes de conduite, d’entretien de la flotte ou de fonctionnement du parc ne sont pas clairement connus des employés. La car policy met définitivement fin à cela.
Le document comporte en effet les devoirs et les droits de toutes les parties intervenant dans le fonctionnement de l’entreprise. Employeurs et collaborateurs sont tous édifiés sur leurs obligations respectives.
Qu’il s’agisse de la procédure à suivre afin d’effectuer l’entretien de leurs véhicules ou des bonnes pratiques en cas de panne, d’accident de la route ou encore de vol de la voiture de fonction.
La car policy met en exergue les engagements de chacune de ces parties et incite ces dernières à leur respect. Elle porte aussi à la connaissance des collaborateurs et des employés, leurs prérogatives et les bonnes méthodes que ceux-ci peuvent utiliser afin de pouvoir bénéficier de leurs droits.
Des précisions sur les modalités de déplacement
La car policy conditionne aussi les déplacements professionnels. Le document renseigne les employés sur les informations et restrictions liées à l’utilisation des voitures de fonction. En réalité, plusieurs règles peuvent être fixées dans une entreprise en ce qui concerne le déplacement des employés avec les voitures de société. Il s’agit entre autres :
- du nombre de kilomètres journaliers autorisé,
- des trajets,
- de la zone géographique,
- de la durée ou encore
- du budget du carburant alloué.
Chaque employé prend donc connaissance de ces modalités et tâche de les respecter afin de faire un usage professionnel judicieux de la voiture de service à lui attribué.
Tous les détails concernant la sélection des véhicules
Chaque entreprise choisit les véhicules qui doivent composer sa flotte en fonction de plusieurs critères. Il s’agit :
- du prix d’achat des voitures,
- de la fiscalité,
- de la sécurité ou encore
- de l’image que renvoient les voitures choisies.
Ce sont autant de paramètres qui guident le choix des véhicules de fonction d’une entreprise. Lorsque la société procède à une élaboration de sa car policy, elle est tenue d’ajouter toutes ces informations dans le document. Une car policy complète, c’est celle qui fournit des précisions sur la flotte d’une entreprise et les principales règles appliquées par la société pour le bon fonctionnement de son parc de véhicules.
La car policy : une obligation ?
Faut-il forcément disposer d’une car policy pour mieux gérer la flotte automobile de son entreprise ? La réponse est non. La politique automobile n’est pas obligatoire. Les entreprises qui ne disposent pas de grandes flottes et dont la gestion ne leur pose aucun problème peuvent se dispenser de ce document.
À partir de 20 véhicules, la flotte de l’entreprise s’agrandit déjà. Les besoins et les attentes de ses employés augmentent donc. L’entreprise aussi a également besoin de fixer des règles claires afin d’assurer le bon fonctionnement de son parc automobile. Ainsi, l’élaboration et la mise en œuvre d’une politique automobile deviennent indispensables pour elle. Ce document servira à combler les attentes de ses collaborateurs et lui sera aussi très avantageux.
Mettre en place la car policy de son entreprise : quels avantages ?
Vous gérez une entreprise qui dispose d’une grande flotte automobile ? Alors, la mise en place d’une car policy ne vous sera que bénéfique. Voici les principaux avantages de la mise en œuvre de ce document pour votre entreprise !
Une meilleure gestion des véhicules du parc automobile
Gérer un parc automobile peut devenir fatigant avec le temps ? Vous n’en pouvez plus de répéter les mêmes consignes à vos collaborateurs qui visiblement peinent à les saisir ? Il est grand temps pour vous d’élaborer la car policy de votre entreprise. Avec ce document, finies les répétitions et les incompréhensions.
La car policy vient mettre fin au désordre qui entrave la bonne gestion de votre flotte automobile. Les consignes écrites qui figurent dans ce document s’adressent à l’ensemble du personnel.
Chaque employé, fait donc l’effort de respecter les consignes à son niveau. Il est avisé en ce qui concerne ses obligations et doit donc s’efforcer de sacrifier à celles-ci. Toutes choses qui garantissent un suivi de flotte facile sans que l’on ait à effectuer de grands changements ou investissements.
Une flotte respectueuse de l’environnement
L’un des plus grands avantages de la mise en place d’une car policy est que l’entreprise dispose d’une flotte écologique. Adieu les émissions de CO2 non maîtrisées de l’entreprise ! Vous bénéficiez d’une meilleure responsabilité sociale juste avec votre car policy.
En réalité, le document vous permet de renouveler votre flotte de véhicules. Un renouvellement qui profite à votre entreprise et respecte la nature, car vous aurez des véhicules électriques ou hybrides rechargeables.
Une amélioration de l’image de marque de l’entreprise
L’image de marque d’une entreprise est d’une grande importance pour celle-ci. Il s’agit en réalité de la représentation, de l’idée que les clients et les prospects se font d’une entreprise en se basant sur certains éléments. Une entreprise qui a pour ambition de se développer doit donc travailler à améliorer son image de marque. Et l’un des indispensables pour valoriser son image de marque est de mettre à la disposition de ses employés des véhicules de sociétés performants et bien entretenus.
Il s’agit de véhicules qui ne laisseront pas vos clients et prospects indifférents. Des véhicules auxquels ils pourront vous identifier facilement. Élaborer la car policy de votre entreprise vous permet de renouveler vos véhicules et donc de disposer de véhicules neufs capables de faire forte impression sur vos clients et prospects.
Un confort de travail
Lorsque l’utilisation des véhicules de fonction n’est pas régie par des règes fixes et compréhensibles de tous les employés, l’on assiste à des infractions, des sanctions et à des justifications à n’en point finir en cas de problème. Chaque partie avance ses arguments et essaie de se défendre.
Élaborer la car policy de votre flotte automobile, c’est décider de mettre fin à ces situations. Avec une car policy, l’utilisation du véhicule d’entreprise est simplifiée et comprise par les employés. Ceux-ci sont aussi renseignés sur bien d’autres détails.
À titre illustratif, la car policy permet à l’employé de savoir s’il est le seul utilisateur de la voiture de fonction mise à sa disposition ou s’il doit partager cette propriété avec l’un de ses collègues. La car policy indique aussi à l’employé si la voiture de fonction peut lui servir de véhicule personnel en dehors des heures de travail, pendant le week-end ou pendant les vacances.
À cela s’ajoutent le confort, la classe de la voiture qui lui est attribuée après le renouvellement. L’employé est aussi informé en ce qui concerne la procédure idéale d’entretien du véhicule de fonction et prend les dispositions nécessaires afin de se conformer à ces règles. Autant d’éléments qui facilitent sa collaboration avec l’entreprise et lui offrent le confort de travail idéal pour qu’il puisse mener à bien ses tâches.
Une réduction du nombre d’accidents
La car policy contient des règles et des conseils de bonne conduite destinés aux employés de l’entreprise. Ceux-ci sont amenés à la consulter fréquemment afin de les garder à l’esprit et d’améliorer leurs conduites. Lorsqu’elles sont bien spécifiées, ces mesures poussent les employés à adopter une conduite apaisée. Ce qui réduit considérablement les cas d’accidents.
Car policy ou la possibilité de réaliser des économies au moyen d’un document
L’élaboration d’une car policy dans une entreprise occasionne la rationalisation du budget alloué à son fleet management. L’entreprise définit le nombre de véhicules nécessaires à sa flotte automobile. Elle a la possibilité de négocier un tarif groupé et ceci quel que soit le mode de financement qu’elle décide de choisir. Qu’il s’agisse d’un achat ou d’une location longue durée, l’entreprise peut négocier et bénéficier de meilleurs prix.
Comment procéder pour réussir l’élaboration de sa car policy ?
Si la car policy est très avantageuse pour les entreprises, l’élaboration de ce document exige aussi le respect d’une procédure donnée. L’entreprise doit prendre en compte de nombreux éléments pour réussir la conception de sa car policy. Vous souhaitez mettre en place une car policy dans votre entreprise. Voici comment procéder pour rédiger un document utile, adapté et compréhensible !
Impliquer les collaborateurs et tenir compte de leurs besoins
Pour rédiger une car policy qui correspond réellement à votre entreprise, vous ne pouvez faire fi des besoins de vos collaborateurs. Du reste, c’est à l’endroit de ceux-ci que vous rédigez votre document. Il faut donc qu’il leur convienne véritablement.
La meilleure manière de concevoir une car policy qui satisfait vos employés est d’impliquer ces derniers dans le processus de conception. N’adoptez pas une méthode unilatérale si vous souhaitez obtenir des résultats avec votre car policy. Adoptez plutôt une méthode participative.
Recensez les besoins des conducteurs, tenez compte des attentes des employés dans la conception de votre politique automobile. Il y va de la réussite de celle-ci. Vous pouvez demander à vos collaborateurs de faire des propositions d’équipements technologiques d’aide à la conduite.
Vous pouvez aussi chercher à connaître leurs points de vue en ce qui concerne les nouvelles règles que vous envisagez de mettre dans la car policy et auxquelles ils devront se conformer. Procédez à des échanges avant de prendre vos décisions. Cette méthode vous aidera à concevoir une car policy qui correspond véritablement à votre entreprise et à laquelle vos employés pourront se soumettre facilement.
Fixer les règles d’attribution, les règles de sécurité et les interdictions
Les règles d’attribution sont très importantes dans une car policy et permettent d’éviter toute frustration. Dans votre car policy, précisez tous les critères d’éligibilité aux véhicules du parc auto.
Donnez tous les détails nécessaires afin que vos collaborateurs soient situés. N’oubliez pas les règles de sécurité lors de la rédaction de votre politique automobile. Elles rappellent à vos employés les mesures qu’ils doivent respecter lorsqu’ils prennent le volant et améliorent la conduite de ces derniers. N’ignorez donc aucune de ces règles si vous souhaitez que votre car policy provoque des changements de comportements et facilite la gestion de votre flotte automobile.
Renseigner la procédure à suivre pour l’entretien des véhicules
Pour que les véhicules de votre entreprise demeurent en bon état, un entretien et une maintenance fréquente sont nécessaires. Vous devez indiquer dans votre car policy la procédure à suivre pour l’entretien des véhicules de société. Donnez tous les détails nécessaires afin d’éviter toute confusion. Des entretiens convenables aux voitures de votre flotte augmenteront la durabilité de celles-ci.
Déterminer la procédure à suivre en cas de problème lié à l’utilisation d’un véhicule
Plusieurs problèmes peuvent survenir lors de l’utilisation des véhicules de votre flotte. Il peut s’agir de vols, de pannes ou d’accidents de la route. Spécifiez la conduite à tenir dans chacun de ces cas dans votre document afin que vos employés puissent réagir promptement et prendre les bonnes résolutions.
Indiquez les conditions et les règles pour les utilisations privées
Vous donnez à vos employés la possibilité d’utiliser les véhicules de service à des fins personnelles ? Ceux-ci peuvent donc se servir de ces véhicules pendant les week-ends ou au cours de leurs vacances. Vous tenez néanmoins à ce que vos utilisateurs respectent les conditions d’utilisation privée des voitures ?
Mettez toutes les règles dans votre car policy. Indiquez quel employé peut se servir de son véhicule de service pour une utilisation privée et les précautions qu’il doit prendre. Si les employés ne sont autorisés à se servir des véhicules mis à leur disposition qu’à des fins professionnelles, n’oubliez pas de leur rappeler cette règle pendant que vous rédigez votre car policy.
Spécifiez les modalités pour des changements de postes ou de véhicules
Les employés doivent-ils garder leurs véhicules lorsqu’ils sont promus à des postes de responsabilité plus importants ? Comment peuvent-ils opérer un changement de véhicule de société ? Quels critères doivent-ils remplir pour cela ?
Votre politique automobile doit apporter des réponses claires et précises à chacune de ces interrogations. Vous devez fournir toutes les informations à vos collaborateurs à travers votre charte automobile afin que ces derniers ne commettent aucune erreur en cas de mutation, de promotion ou de changement de véhicule.
Veiller à la lisibilité et à la clarté du document
Une bonne car policy, c’est aussi celle qui est facilement lisible pour les employés. Ne surchargez donc pas votre document. Soyez très minutieux dans le choix de vos polices. Tous les employés doivent pouvoir lire le document sans grande difficulté. Ils pourront ainsi comprendre plus facilement les règles qu’il contient.
Après la rédaction et la validation de la politique automobile de l’entreprise, place à l’exécution des règles. Distribuez le format papier aux employés et incitez-les au respect de la politique automobile de l’entreprise. Vous pouvez aussi mettre le document sur l’intranet de l’entreprise afin qu’il soit accessible à tous les collaborateurs et employés.
